Събитие на открито е мечтата на много домакини -- звездно небе вместо таван, зелена трева вместо паркет, свеж въздух вместо климатик. Но между мечтата и реалността стоят десетки детайли, които могат да превърнат магическата вечер в организационен кошмар.
След повече от десетилетие на организиране на събития на открито в различни локации -- от морски градини до планински поляни, от градски покриви до винарски дворове -- ние в Ивейн 2011 сме натрупали опит, който искаме да споделим. Ето 10 тайни, които правят разликата между добро и перфектно събитие.
1. Изберете локацията с мисъл за логистиката
Красивата гледка е важна, но не е единственият фактор. Преди да се влюбите в локацията, задайте си тези въпроси: Има ли достъп за превозни средства (камион с оборудване трябва да стигне до там)? Има ли електричество и вода наблизо? Каква е терена -- равен, с наклон, трева, чакъл? Има ли достатъчно пространство за кухня/подготовка зад кулисите?
Нашите мобилни станции са проектирани да работят и без постоянна инфраструктура -- носим собствени газови източници, осветление и бар модули. Но достъпът е критичен -- ако камионът не може да стигне, оборудването не може да бъде монтирано.
2. Винаги имайте План Б за дъжд
Това е правило номер едно за всяко събитие на открито и няма изключения. Дори ако метеорологичната прогноза обещава слънце, природата е непредвидима. Виждали сме августовски дъжд, който е бил "невъзможен" по прогнозата.
План Б не означава непременно закрито помещение. Може да бъде: шатри (които ние предоставяме в различни размери), навес, покрита тераса в близост, или дори бързо преместване на масите под дърветата. Важното е да имате конкретен сценарий, обсъден с кетъринг екипа, който може да бъде приведен в действие за 20-30 минути.
3. Температурата на храната е приоритет
На открито храната се охлажда (или затопля) много по-бързо, отколкото в закрито помещение. Горещото ястие, което е перфектно в момента на сервиране, може да стане хладко за 15 минути при вечерен бриз.
Решението: по-чести ротации с по-малки количества. Вместо да изнесете цялата храна наведнъж, подавайте на партиди. Живата скара е идеална за събития на открито точно затова -- месото се сваля директно от жаравата и се подава на гостите гореще. За студените предястия използвайте охлаждащи подноси или ледени бази.
4. Осветлението създава магията
При дневно събитие осветлението не е проблем. Но повечето събития на открито преминават през залеза в тъмнината, и тук осветлението става ключов елемент на атмосферата.
Няколко идеи, които работят перфектно: гирлянди от топли лампички (string lights) между дървета или стълбове, фенерчета на масите вместо свещи (вятърът няма да ги гаси), прожектори за основните зони (буфет, бар, дансинг), подсветка на дървета и храсти за дълбочина. В Ивейн 2011 предлагаме цялостно осветление като част от нашите пакети -- от практичното осветяване на работните зони до декоративната амбиентна светлина.
5. Помислете за комфорта на гостите
На открито гостите са изложени на елементите, и вашата задача е да ги предпазите, без те да го осъзнават. През лятото: осигурете сянка (шатри, чадъри, навеси), бутилирана вода на масите, ветрила или мини вентилатори. Късно вечерта: имайте наготово одеяла или шалове за дамите (температурата пада неочаквано бързо).
Един малък детайл, който мнозина забравят: удобни обувки. Ако терените е тревист или неравен, предупредете гостите (особено дамите с токчета). Някои домакини дори осигуряват кошница с плоски чехли -- елегантен жест, който се оценява високо.
6. Звукът е различен на открито
Акустиката на открито е напълно различна от тази в зала. Звукът се разпръсква, вместо да се отразява от стените. Това означава, че стандартно озвучаване за 100 души в зала няма да е достатъчно за 100 души на поляна.
Нашият DJ екип има опит с outdoor озвучаване и знае как да позиционира тонколоните, за да покрие цялата зона, без да бъде прекалено силно за най-близките маси. Тестваме звука преди събитието, когато пространството е празно, и правим корекции.
7. Насекомите са реалност -- подгответе се
На открито, особено в близост до вода или зеленина, насекомите са неизбежни. Не позволявайте на комарите да развалят вечерта. Ето няколко решения: цитронелови свещи на масите (красиви и функционални), електрически уловители за насекоми на периферията, отдалечаване на осветлението от зоната на хранене (светлината привлича насекомите -- поставете по-силни лампи малко по-далеч, за да ги отклоните).
8. Планирайте потока на гостите
На открито имате повече пространство, но това не означава, че не трябва да мислите за организацията на движението. Къде ще посрещате гостите? Къде е welcome drink зоната? Къде са масите за хранене? Къде е барът? Къде е дансингът? Къде е тоалетната?
Добрата практика е да създадете отделни зони с различна атмосфера: зона за коктейли (стоящи маси, леки напитки), зона за хранене (масите), зона за веселие (дансинг, DJ), чилаут зона (кресла, шезлонги). Нашите мобилни станции естествено създават фокусни точки, около които се организира пространството.
9. Тайминг: съобразете се с природната светлина
На открито имате един уникален ресурс, който няма в зала -- естествената светлина и залезът. Използвайте ги стратегически.
Идеалният тайминг за лятно събитие: пристигане на гостите 17:00-18:00 (още е светло, приятно топло), коктейл час на слънце, основна вечеря около залеза (най-красивият момент за снимки и тостове), парти след здрач с осветление и музика.
За есенно събитие: изместете с час по-рано, защото залезът е по-рано. И не забравяйте, че след залеза температурата пада бързо -- осигурете отопление или топли напитки.
10. Работете с екип, който познава outdoor събитията
Това може би е най-важният съвет от всички. Събитие на открито изисква специфичен опит, който не всяка кетъринг компания притежава. Нужни са мобилни станции (не просто тави с храна), генератори за ток, шатри, осветление, опит с различни терени и метеорологични условия.
Ивейн 2011 е специализиран именно в outdoor кетъринг. Нашите собствени брандирани мобилни грил станции, бар модули и кулинарни витрини са проектирани за работа на открито. Разполагаме с шатри, маси, столове, посуда, озвучаване и осветление -- всичко необходимо, за да превърнем всяка локация в перфектно място за събитие.
От градините на Варна до морския бряг, от планинските хижи до кораби в пристанището -- ние сме го правили и знаем как се прави добре. С над 10 години опит и стотици успешни outdoor събития, можем да предвидим и решим проблемите, преди да са се появили.
Вашият чеклист за събитие на открито
Обобщаваме ключовите елементи, за които трябва да помислите:
Логистика: достъп, електричество, вода, паркинг за гостите. Метео: план Б за дъжд, шатри/навеси, резервни решения. Комфорт: сянка, вода, одеяла, удобни пътеки. Храна: температурен контрол, чести ротации, жива скара. Атмосфера: осветление, озвучаване, декорация. Практичност: тоалетни, отпадъци, насекоми.
Или по-простичко: обадете ни се и ние ще се погрижим за всичко. Телефон: +359 889 890 805.
